單位里剛開(kāi)完一個(gè)會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)讓擔(dān)任會(huì)議紀(jì)錄的小李寫(xiě)一個(gè)會(huì)議紀(jì)要。小李一聽(tīng)到這個(gè)任務(wù)心里有點(diǎn)緊張，怎么寫(xiě)？感到無(wú)從入手，很犯難。下班后，他一邊求教他的老師，一邊學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作基本知識(shí)，在弄清楚會(huì)議紀(jì)要的基本要求后，當(dāng)晚就寫(xiě)出了他參加工作以來(lái)的第一份會(huì)議紀(jì)要。
為什么要寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要？
筆者曾在報(bào)社的辦公室工作多年，接觸過(guò)各種公文：通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、意見(jiàn)、函、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等，會(huì)議紀(jì)要是行政公文中的一種形式。
什么是會(huì)議紀(jì)要？會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議結(jié)束之后，用于通報(bào)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。
并不是什么會(huì)議都要寫(xiě)紀(jì)要，只有重要和比較重要的會(huì)議才要寫(xiě)紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的作用是全面地記載會(huì)議情況，便于會(huì)后向更多的人傳達(dá)，或向有關(guān)單位通報(bào)，或向上級(jí)單位匯報(bào)，也便于日后備案查閱。
會(huì)議紀(jì)要既可以下發(fā)，也可以平發(fā)，還可以上發(fā)，是一個(gè)行文方向多向的公文。
紀(jì)要不同于記錄、簡(jiǎn)報(bào)
會(huì)議記錄是秘書(shū)在會(huì)上用筆記下的會(huì)議全過(guò)程，包括每一個(gè)人的發(fā)言內(nèi)容；或根據(jù)錄音整理出來(lái)的會(huì)議全部?jī)?nèi)容。而會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t要將會(huì)議記錄和其它會(huì)議材料（如簡(jiǎn)報(bào)、專(zhuān)題書(shū)面發(fā)言等）進(jìn)行整理、篩選、提煉，有條理地加以概括，形成文字。
會(huì)議紀(jì)要也不同于會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)可以在會(huì)議進(jìn)行中印出，也可在會(huì)議結(jié)束后印出。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)有時(shí)只議一個(gè)題目，不全面。有的簡(jiǎn)報(bào)只是介紹某個(gè)人觀點(diǎn)，只具參考性。
一個(gè)會(huì)議可發(fā)多份簡(jiǎn)報(bào)，但是，一個(gè)會(huì)議只能有一份會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要具有比會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)更強(qiáng)的知照性，比簡(jiǎn)報(bào)更權(quán)威更有效力。
抓住“紀(jì)”和“要”關(guān)鍵字
寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要時(shí)，要緊緊抓住“紀(jì)”和“要”這兩個(gè)關(guān)鍵字。
會(huì)議紀(jì)要中的“紀(jì)”，指的是紀(jì)實(shí)、真實(shí)，不能失真，不能虛構(gòu)，不能憑空想象，要求真實(shí)地寫(xiě)出會(huì)議概況，介紹各種觀點(diǎn)，歸納達(dá)成的公識(shí)，寫(xiě)清會(huì)議所做出的決定、決議。
會(huì)議紀(jì)要中的“要”，指的是突出要點(diǎn)，抓住重點(diǎn)。寫(xiě)作者要具備較強(qiáng)概括歸納能力，選擇會(huì)議重要、關(guān)鍵、具體的內(nèi)容成文。而不是拉拉雜雜什么都寫(xiě)，不能寫(xiě)得與會(huì)議紀(jì)錄基本一樣。
會(huì)議紀(jì)要成文后，在讀會(huì)議紀(jì)要的人中，有一部分是參加這次會(huì)議的，有一部分是沒(méi)有參加會(huì)議的。前一部分人雖然參加了會(huì)議，但可能記錄得不夠詳細(xì)，了解得不夠全面，也未能加以概括。后一部分未參會(huì)的人，需要了解會(huì)議基本情況，了解會(huì)議提出了什么問(wèn)題、解決了什么問(wèn)題、提出了什么意見(jiàn)。為此，會(huì)議紀(jì)要必須是翔實(shí)的、全面的、閱讀起來(lái)又是便利的，使這兩部分人的需求都能得到滿足。
會(huì)議紀(jì)要的基本寫(xiě)法
一、會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題：
如果這個(gè)會(huì)議的名稱叫做“某某工作會(huì)議”的，會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題則可寫(xiě)成“某某工作會(huì)議紀(jì)要”。例如：“某某省林業(yè)工作會(huì)議紀(jì)要”“某某市長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要”。
如果這個(gè)會(huì)議的名稱叫做“某某研討會(huì)”“某某交流會(huì)”“某某座談會(huì)”的，會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題則可寫(xiě)成“某某研討會(huì)會(huì)議紀(jì)要”“某某交流會(huì)會(huì)議紀(jì)要”“某某座談會(huì)會(huì)議紀(jì)要”。例如：“某某工廠節(jié)能研討會(huì)會(huì)議紀(jì)要”“某某公司用戶座談會(huì)會(huì)議紀(jì)要”。
就是說(shuō)，這個(gè)會(huì)，叫“會(huì)議”的，可直接在會(huì)議名稱后寫(xiě)上“紀(jì)要”2個(gè)字。
那個(gè)會(huì)，只叫“研討會(huì)”“交流會(huì)”的，則要在會(huì)議名稱后加上“會(huì)議紀(jì)要”4個(gè)字。
二、會(huì)議紀(jì)要的正文：
會(huì)議紀(jì)要的正文包括3個(gè)部分：開(kāi)頭、主體、結(jié)尾。
1、開(kāi)頭部分：寫(xiě)會(huì)議召開(kāi)目的、主辦承辦協(xié)辦單位、起止日期、召開(kāi)地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍及主要領(lǐng)導(dǎo)名單、議題、議程、收效、決議等。這與寫(xiě)消息的導(dǎo)語(yǔ)差不多，但比消息的導(dǎo)語(yǔ)更詳細(xì)。
2、主體部分：通過(guò)對(duì)會(huì)議材料的歸納整理，把會(huì)議的內(nèi)容逐條寫(xiě)出。評(píng)價(jià)過(guò)去的工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，闡述面臨的任務(wù)，提出希望與要求，可逐一展開(kāi)。研討會(huì)、座談會(huì)、交流會(huì)可以寫(xiě)達(dá)成的幾點(diǎn)共識(shí)，再寫(xiě)不同的有代表性的觀點(diǎn)。
3、結(jié)尾部分：一般情況結(jié)尾部分最常用的寫(xiě)法是：“會(huì)議要求……”“會(huì)議希望……”“會(huì)議號(hào)召……”，即指明如何貫徹落實(shí)好會(huì)議精神，鼓舞士氣，再創(chuàng)輝煌。也有一些會(huì)議紀(jì)要的結(jié)尾比較簡(jiǎn)單，只是一個(gè)說(shuō)明。如“會(huì)議商定，下一次會(huì)議于七月份在某某地舉行，請(qǐng)有關(guān)部門(mén)做好各項(xiàng)籌備工作?！?/span>
三、會(huì)議紀(jì)要的用詞：
在寫(xiě)作中，不要用第一人稱寫(xiě)，即不要寫(xiě)成“我們認(rèn)為”“我們指出”。而要用第三人稱寫(xiě)，寫(xiě)成“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議指出”。
在寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要時(shí)，常用的詞匯還有“會(huì)議聽(tīng)取了”“會(huì)議研究了”“會(huì)議要求”“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”“會(huì)議商定”“會(huì)議號(hào)召”等。這些詞，在適當(dāng)處可用，不一定每段開(kāi)頭時(shí)都用“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”。
會(huì)議紀(jì)要中還有一些詞匯是經(jīng)常用到的。以下詞匯可作參考：傳達(dá)、介紹、回顧、交流、分析、審議、通過(guò)、提出、討論、決定、同意、明確等。這些詞在記錄會(huì)議的進(jìn)程中顯得十分必要，應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)程具體情況，選用不同的詞匯，在寫(xiě)作中靈活加以運(yùn)用。
會(huì)議紀(jì)要的公文格式
會(huì)議紀(jì)要的格式，視情況不同，可以用“單體行文”發(fā)文，也可以用“復(fù)體行文”發(fā)文。
所謂“單體行文”，指的是會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“某某會(huì)議紀(jì)要”組成。例行的日常工作會(huì)議紀(jì)要，要用這種格式。有些重要的會(huì)議，也用這種獨(dú)立直發(fā)式。
所謂“復(fù)體行文”，指的是“被批轉(zhuǎn)”“被印發(fā)”的會(huì)議紀(jì)要。在公文首頁(yè)，有關(guān)發(fā)文單位往住會(huì)加上“批轉(zhuǎn)某某會(huì)議紀(jì)要的通知”“關(guān)于印發(fā)某某會(huì)議紀(jì)要的通知”等詞句，并提出“請(qǐng)結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等要求。這種格式叫做“復(fù)體行文”發(fā)文形式。這種發(fā)文形式，向上級(jí)發(fā)文時(shí)，會(huì)議紀(jì)要是作為“報(bào)告”的作用。向下級(jí)發(fā)文時(shí)，會(huì)議紀(jì)要相當(dāng)于“通知”的作用。平行發(fā)文時(shí)，會(huì)議紀(jì)要相當(dāng)于“函”的作用。
有的單位有固定版頭的會(huì)議紀(jì)要紙，可以在版頭上填上時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、主持人、列席人、記錄人等。
有的會(huì)議紀(jì)要可以在文的最后寫(xiě)上出席人、列席人名單。這要視情況而定，無(wú)統(tǒng)一規(guī)定。
會(huì)議紀(jì)要一般不加蓋公章。成文日期有的可以放在標(biāo)題下方，用括弧標(biāo)出。
會(huì)議紀(jì)要是公文，一般情況下不作為新聞稿發(fā)給新聞單位。如果要把它改成新聞稿，就需要按照新聞稿的要求，寫(xiě)好導(dǎo)語(yǔ)，壓縮文字，突出重點(diǎn)，另取標(biāo)題，變成新聞稿后再發(fā)出。
（作者系人民日?qǐng)?bào)海外版原培訓(xùn)部主任）
